Reseña Crítica de Cómo Elaborar un Proyecto

Galindo Cárdenas Enrique – Seminario de Ingeniería en Computación – 16 de marzo de 2010 – Reseña Crítica

Ezequiel Ander-Egg, et al. Como Elaborar un Proyecto. Guía para diseñar proyectos de intervención socio-educativa.

MAGISTERIO DEL RIO DE LA PLATA. Argentina. pp. 1-63

La Idea de un Proyecto.

La razón por la cual es importante conocer el cómo elaborar un proyecto es la utilidad y la constante realización de proyectos en el ámbito escolar y laboral, en este caso, nos ayuda principalmente a conocer los pasos claros para poder realizar uno, las herramientas que nos sirven para administrarlo y los conceptos que nos ayudan a entenderlo. Por tal motivo se ha optado por realizar una reseña crítica del tema, que surge gracias a la comprensión y análisis extenso de la lectura, y la crítica constructiva derivada de ello.

El doctor en ciencias políticas y económicas Ezequiel Ander-Egg, pilar importante en temas de trabajo social y pedagogía nos da las bases de como elaborar un proyecto   con su obra “Cómo Elaborar un Proyecto. Guía para diseñar proyectos de intervención socio-educativa”, cuyo propósito es, enfocado al ámbito socio-educativo, dar la idea correcta de lo que es un proyecto, la organización del mismo, su estructura, sus herramientas, y sobre todo cómo se realiza el proyecto de forma detallada y fundamentada.

La estructura de la obra consta de una presentación de la institución responsable de la obra, cuatro capítulos en donde el tercero se divide en tres subcapítulos, un esquema general al final que engloba lo que abarca un proyecto, y cinco anexos que abordan las herramientas esenciales para la administración de un proyecto.

En la presentación se hace mención de lo que es ICSA (Instituto de Ciencias Sociales Aplicadas) y sus actividades, de las cuales destaca el bienestar social, la política cultural y la educación popular. Esta descripción es muy breve y sirve solamente para dar a conocer dicha institución, sus funciones y aportaciones de manera muy general.

En el primer capítulo “¿Qué es Planificar?”, nos dice lo que es la planificación, cuya definición es utilizar una serie de procedimientos que nos permite dar lógica y orden para un conjunto de actividades con el fin de alcanzar objetivos y metas usando eficientemente medios y recursos disponibles; de acuerdo con el autor, la forma de planificación descrita en los capítulos siguientes es de los mejores procedimientos para el trabajo social y la animación socio-cultural, de lo cual comparto la misma idea.

Siguiendo con el segundo capítulo “Comenzar por organizar la mente…”, el autor da la clave fundamental de cómo funciona la elaboración de un proyecto, proponiendo diez preguntas esenciales para ayudar a formarse una idea de lo que se tiene que hacer, remarcando que no con contestar estas preguntas ya sabremos planificar o elaborar un proyecto.

Las preguntas que hace son el ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿Para qué?, ¿Cuánto?, ¿Dónde?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿A quienes?, ¿Quienes? y ¿Con qué?. Esto hace pensar que al momento de contestarlas estamos dando pauta a la elaboración de un borrador y por consecuencia nos damos una idea metodológica de la planificación. Para que quede claro, el “¿dónde?” se refiere en dónde se quiere hacer el proyecto, es decir, la ubicación física de la persona y/o de la acción, y el “¿cuanto?” se enfoca en las metas a alcanzar.

El tercer capítulo es “Elaboración y diseño de proyectos”. De forma introductoria marca que la planificación y/o programación más elaborada para el trabajo social y la animación socio-cultural es la elaboración de proyectos — de ahí la importancia del tema y la necesidad de aprender a elaborar proyectos–. Cabe destacar que este método propuesto no es un recetario, sólo es una guía que nos ofrece y recomienda el autor, que nos ayuda a concretar y precisar lo que se quiere realizar, haciendo efectivas las decisiones tomadas y delimitando los cursos que se deben de tomar para la obtención de resultados.

Como primer subcapítulo “Definición de proyecto”, el autor nos da la definición de de lo que es un proyecto; según lo entendido, tenemos que es el ordenamiento de recursos y actividades cuyo fin es lograr bienes y/o servicios que sirvan para satisfacer necesidades o para la resolución de problemas. Esto es en forma concreta ya que da muchas definiciones que hacen la lectura un poco repetitiva.

Lo que corresponde al segundo subcapítulo “Requisitos para la buena formulación de un proyecto”, da seguridad para realizar una buena formulación de un proyecto, estableciendo que para llevar a cabo de forma correcta dicha formulación debe de explicar la fundamentación, la finalidad, los objetivos, a quién va dirigido el proyecto, los productos que se realizarán, las actividades a cumplir y necesitar, los insumos, los responsables del proyecto y la estructura administrativa, la forma de ejecución del proyecto, la calendarización del proyecto y los pre-requisitos.

En “Clasificación de los proyectos”, último subcapítulo en donde se dividen los tipos de proyectos en forma general, para después desglosar detalladamente una clasificación más completa y específica de los tipos de proyectos que existen. La clasificación la separa en directamente productivos, que son los proyectos de tipo económico e indirectamente productivos que son los proyectos de tipo social y cultural, cosa que estoy en desacuerdo porque todos los proyectos son directamente productivos, ¿está deacuerdo en pensar que la educación, la vivienda, la salud o la seguridad social son indirectamente productivos?, claro que no, la producción no tiene nada que ver con el manejo o la cantidad de dinero, sino con la cantidad de bienes y servicios que a partir de insumos se pueden realizar.

El último capítulo es el más extenso de todos, ya que es el contenido principal de la obra, se llama “Guia para el diseño y la elaboración de proyectos”, en donde se detalla la estructura del proyecto y sus características, empezando con el primero de diez puntos que es “Denominación del proyecto”.

El fin de este punto es ponerle un título correcto al proyecto y especificar el organismo patrocinador y ejecutor, recomendando que no se debe de escribir un título como enunciado de un problema o como la solución al problema. El orden de los puntos no tiene que ver con el orden de realización, en todo caso el título puede hacerse hasta el final del proceso de elaboración del proyecto, ya que tiene que ser llamativo para que se tome más en cuenta.

El punto dos “Naturaleza del proyecto” desglosa lo que se refiere a la descripción del proyecto, es decir, tomar en cuenta qué tipo de proyecto es, la clase de proyecto, el ámbito que abarca, en fin, una descripción no excesiva, ya que todo queda claro dentro del trabajo final del proyecto, el autor lo propone como el “qué se quiere hacer”.

Después de la descripción del proyecto, hay que fundamentarlo y/o justificarlo contestando a la pregunta “por qué se hace” y la descripción del origen del proyecto, pero no sólo eso, sino que también se debe de especificar la urgencia y prioridad del problema, y por qué éste proyecto es el más adecuado. Un aspecto muy importante es no olvidar tomar en cuenta los recursos internos y externos asignados para la solución del problema, ya que esto da pauta a la factibilidad del proyecto.

¿Qué mas se fundamenta?, parece que es poco, porque falta la organización u organizaciones responsables de la ejecución y su participación en el proyecto, es decir   sus características internas y externas. Es necesario asentar el impacto que se espera lograr por medio de las finalidades últimas del proyecto, sin exagerar o usar términos abstractos y vagos; hay que recordar siempre ser precisos en todo el trabajo, evitando que algún tema quede indeterminado o a medias, ya que si esto pasa, el proyecto queda sin valía.

Otro punto importante que abarca el autor es referente a la descripción de objetivos principales y específicos, cuya función es definir los logros a alcanzar de forma general y particular respectivamente. No hay que confundir con la finalidad que representa el qué con el objetivo que representa el cómo. También es obligatorio, como otro punto, dar a conocer las metas que pretende alcanzar el proyecto.

El texto nos muestra dentro de este tema que es necesario tomar en cuenta los beneficiarios, tanto personas físicas como personas morales de forma específica, delimitando la situación general, la ocupación y el acceso con el que cuentan de diferentes servicios como son el agua, la luz, escolaridad, etc.

Por cada actividad existe un producto, por lo tanto, también tiene que estar argumentado en el trabajo del proyecto, en este caso el autor no conceptualiza de forma clara y entendible la definición de producto, pero lo podremos interpretar como el recurso final de cada proceso o actividad que se tendrá que realizar en la puesta en marcha del proyecto; la condición por la cual un producto se considere como tal es porque se puede comprobar su cantidad, su tiempo de consecución, su ordenamiento conforme su utilidad, que sea esencial para conseguir el objetivo propuesto, y sobre todo que sean realizables con los recursos que se cuentan, explica.

Una vez hecho esto se tiene que especificar de acuerdo con Ezequiel Ander-Egg,  la localización física el proyecto, es decir la dirección y la ubicación geográfica, y la cobertura espacial, que se refiere a la localización de los beneficiarios. Con esto acaba el tema del punto dos “Naturaleza del proyecto”, que de forma resumida es la definición de las características, elementos, espacio y productos del proyecto.

El punto tres “Especificación operacional de las actividades y tareas a realizar”, es la relación procedimental de cada uno de los bloques que conforman las actividades de forma detallada, así como también la definición oficial de cada una de ellas, con sus características y tiempos de ejecución. Para esto el autor nos habla de la indicación de insumos necesarios como son: recursos humanos, servicios, equipo, dinero, bienes, entre otros que pueda y deba necesitar cada actividad. Considero necesario mencionar que un método muy usado es la utilización de diagramas a bloques o diagramas de flujo de actividades para complementar este punto.

A lo que se refiere con modalidades de operación es el punto cuatro “Métodos y técnicas a utilizar”, que es, una vez definida la actividad, el método y/o técnica que se escogerá para llevarla a cabo de forma óptima. También los diagramas ayudan a interpretar de forma práctica este punto, como por ejemplo, el uso de diagramas de flujo  más particularizados o el uso de diagramas de casos de uso, por mencionar algunos.

En el punto cinco “Determinación de los plazos o calendario de actividades”, también llamado “calendarización del proyecto”, nos dice que gracias a este, permite un análisis de factibilidad con respecto al tiempo, esto se basa una vez determinado lo anterior, porque es más que nada el tiempo en el que se realizará cada actividad y el tiempo que tardará en hacerse, no con esto quiere decir que se hará todo en serie, sino que más bien se trata de reducir el tiempo de realización del proyecto proponiendo actividades también en paralelo.

Para facilitar la captación rápida y global de la secuencia operativa el autor propone como característica principal la utilización de tres tipos de diagramas, llamados diagrama de Gantt – se recomienda para proyectos menos complejos aunque se use con frecuencia en todo tipo de proyectos –, la “red de pasos” o “red de actividades” PERT o CPM, y el método ABC (Analysis Bar Charting). Pero al final del texto especifica que el calendario definitivo tendrá que elaborarse una vez hecho el calendario financiero.

¿Y cuál es el calendario financiero?. Para esto nos referimos al punto seis “Determinación de los recursos necesarios”, en donde se determinan los actores que participarán activamente en el proyecto y los insumos. Los recursos a especificar son los recursos humanos, técnicos, materiales y financieros. En los recursos financieros el autor hace referencia al calendario financiero, el cual dice es el que establece en cada actividad y en cada fase del proyecto los recursos necesarios para llevar a cabo dicho paso, proponiendo con esto una tabla delimitada por momentos contra actividades, en donde su intersección sea la cantidad de dinero a utilizar.

Aquí menciona que un proyecto sin recursos no es más que una declaración de buenos propósitos, dando a entender que se convertiría en pérdida de tiempo, o en la definición de un protocolo o estándar.

Como punto séptimo se encuentra “Cálculo de los costos de ejecución o elaboración del presupuesto”, obviamente este punto es de los que se hacen de forma más minuciosa, contemplando según sea el caso, costo de personal, dietas o viáticos, material, equipo, gastos de funcionamiento (servicio eléctrico, agua, renta, teléfono, etc.), imprevistos y hasta los beneficios que traerá a la par que se irá realizando.

Para los imprevistos propone un cinco por ciento del total del presupuesto de gastos, ya que generalmente es lo que se contempla. Enunció también el caso de los locales que son el pago de renta o construcción del local, más bien se refiere dentro de los materiales, los bienes inmuebles en general que se ocuparán para la realización del proyecto.

Establece como obligación hacer un presupuesto de recursos y gastos, incluyendo la procedencia y fuente de los mismos, y si es posible realizar un estudio de costos, de los que se derivan los costos directos y costos indirectos, que son los tipos de costos, y las características de costos que son: Costos fijos, costos variables, costos de capital o de créditos e inversiones realizadas y costos corrientes. Al final recomienda hacer una tabla de características de costo, por tipo de costos, para así tener un buen control y presentación de los costos a realizar.

Para organizar a los ejecutores de las actividades y los tiempos establecidos para cada acción, en el punto ocho “Administración del proyecto”, sugiere hacer uso de organigramas, establecer actores del proyecto, sus funciones y responsabilidades, la jerarquización de cada uno de ellos, establecer los mecanismos de control, coordinación y supervisión, aclarar qué sistemas de evaluación se utilizarán – también externas como la auditoría – y los canales de información, como lo son informes y su estructura.

En el noveno caso se explican “Indicadores de evaluación del proyecto”, que no es más que la retroalimentación que se debe de realizar para evaluar constantemente el proyecto, de tal manera que se pueda detectar el correcto funcionamiento y la correcta dirección de su propósito.

En el lugar diez “Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los efectos e impacto del proyecto”, el autor habla de un factor del que puede no pensarse en primera instancia, y es lo que el proyecto necesita como requisito externo para que pueda funcionar de forma correcta, en este caso se describe la forma en que las personas terciarias, los usuarios, la política y el gobierno pueden involucrarse de mayor manera de forma externa para la realización de dicho proyecto.

Al acabar este capítulo se muestra un cuadro ejemplificando y diferenciando los fines, los medios y condiciones, e indicando de cada uno de ellos los indicadores y medios de comprobación y los factores externos o pre-requisitos de éxito, para finalizar con la bibliografía citada en cada capítulo.

Después a modo de resumen, presentando en forma de lista los títulos y subtítulos muestra el esquema general para el diseño de un proyecto, junto con un diagrama que ejemplifica de forma muy breve la relación entre los conceptos importantes en la realización de un proyecto.

Acabando el documento se presentan cinco anexos, el primero de ellos se llama “Guia para diagramar actividades”, en donde el autor propone un diagrama que se ajusta a cualquier tipo de actividad sea o no a fin a la realización de un proyecto, pero por el contrario se logra apreciar que no se ajusta a actividades específicas, sólo a las actividades propias de la realización de un proyecto.

Entre sus características destaca la definición de situación inicial, objetivo general, objetivos específicos, metas, productos, actividades, obstáculos, tiempos, recursos, costos, funciones administrativas y de personal.

Para el anexo dos se explica detalladamente lo que es un diagrama de Gantt, o también conocido como cronograma de avance, cuyo texto dice: “Consiste en una matriz de doble entrada, en la que se anotan, en las líneas las diferentes actividades que contiene un proyecto, y en las columnas el tiempo durante el cuál se desarrollarán esas actividades.”([1]). Consideré colocarlo tal como está porque se explica de forma fácil de entender.

Anexo 3 “Método de programación ABC (Analysis Bar Charting)”: Se considera  un método de redes, el cual tiene como objetivo el mismo que el diagrama de Gantt, estableciendo los tiempos necesarios y la forma secuencial en la que se irán realizando las actividades. Para esto el método ABC se apoya de varios parámetros; la lógica de secuencias se encarga de organizar las actividades del proyecto, la duración de las actividades hace una estimación de lo que durará cada actividad y la representa, la ruta crítica y holguras se encarga de establecer fechas de inicio y término reservando espacio para las actividades que se lleguen a atrasar, y la programación que escoge entre las actividades cuales tienen mayor prioridad, y facilita la toma de decisiones.

Otra forma de ayudar al diseñador de proyectos es utilizando una tabla que represente de forma concisa y resumida la descripción del proyecto, como son la finalidad, los objetivos y metas, los productos, las actividades, y los insumos; enseguida los indicadores comprobables del impacto del proyecto y de los objetivos y metas, y por último los factores externos importantes que afecten los puntos dentro de la descripción del proyecto. Esto se encuentra en el anexo cuatro llamado “Matriz del marco lógico”.

Por último anexo se tiene “Criterios para evaluar, priorizar y seleccionar proyectos”. Este anexo trata de métodos para la facilitación de toma de decisiones y teorías de juego, correspondientes a otro tema llamado investigación de operaciones y la economía. Por mencionar los que se describen son el análisis en relación al costo-beneficio, balance social (auditoría social), el método de los sistemas de ponderación –utilizando valoraciones de cada aspecto para saber cual es el más factible y más beneficioso–, y la evaluación del riesgo cualitativo y los problemas potencias que van de acuerdo al tipo de proyecto a realizar.

Esta obra fue realizada con el propósito de establecer una forma universal para la realización de proyectos, aunque el autor lo menciona en algunas partes, no se enfoca del todo a lo que puede ser un proyecto, ya que depende del tipo de proyecto a realizar, las consideraciones que establezcan las instituciones y los elementos que se necesitan para llevarse a cabo.

Para fines prácticos ayuda mucho a cualquier persona que le interese realizar un proyecto, es muy útil también para aterrizar conceptos que son fundamentales para la realización de los bloques del proyecto, y lo mejor de todo es que no sólo se enfoca en definir las partes del proyecto, sino que también da recomendaciones en todo momento y la posibilidad de que el lector elija lo que es correcto sin necesidad de establecer cosas impositivas que sin ellas ya no sea válido el proyecto.


[1] Anexo 2. El diagrama Gantt o Cronograma de Avance. pág 48

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